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Globalmente as leis e normas para limitação à lavagem de dinheiro, sonegação e além dos requisitos detalhados de relatórios financeiros tem tornado difíceis a conformidade. Aliada a esta tendência está a busca por mais transparência o que tem impulsionado as organizações a uma abordagem mais estratégica no que diz respeito ao gerenciamento de documentos e conteúdos. Estas tendências aumentam a pressão sobre as práticas legais para tornar mais organizado o acesso aos dados do cliente. O gerenciamento de conteúdo digital (ECM-Enterprise Content Management) eficiente é reconhecido como uma parte crítica para conformidade de requisitos reguladores ambos de uma perspectiva da gerência de registros, como da segurança e do ponto de vista de rastreabilidade.

A tendência contemporânea do “escritório sem papel” tem sido possível devido ao declínio acentuado dos custos de armazenamento digital, do crescimento exponencial do poder computacional, da melhora dos artifícios de segurança e da cada vez maior simplicidade e acessibilidade do uso de aplicativos.

O ECM é realizado através de um conjunto de elementos (hardware, software e processos) que controlam e acompanham todo o ciclo de vida de um documento. As atividades do ciclo de vida podem ser: criar, revisar, aprovar, processar, arquivar, eliminar e distribuir.

As principais aplicações ECM são o gerenciamento de documentos em formato digitais (Planilhas, Textos, Vídeos, etc), documentos Digitalizados (imagens indexadas) e documentos impressos. Estas aplicações podem estar integradas com sistemas de processamento de imagem (image processing, comumente identificados como GED – Gerênciamento Eletrônico de Documentos) e ao gerenciamento de fluxo de trabalho (WFMS – Workflow Management Systems).

 

Estratégias de gerenciamento de registros minimizando o risco legal

O controle efetivo de registros (fiscais, trabalhistas, etc) sempre foi essencial para a boa governança corporativa e resultados financeiros. Além disso, perante a legislação brasileira as empresas são obrigadas a reter certos documentos por períodos predeterminados, portanto, toda solução de gerência de documentos deve levar em consideração a admissibilidade legal e o peso evidencial de documentos eletrônicos.

A funcionalidade da assinatura digital agrega benefícios. Negociações de contratos podem ocorrer entre partes remotas. Atualmente, para se assinar um contrato é necessário a presença física dos representantes legais das partes interessadas, ou enviar fax ou email e postar os documentos originais. A assinatura digital através da Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP) prevê a habilidade de assinar digitalmente documentos eletrônicos que podem ser aplicadas a documentos públicos.

A Medida Provisória n° 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, institui a Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.

Uma importante parte do gerenciamento de registros é a habilidade de automaticamente agendar eventos e documentos. Tipos de documentos (contratos, emails, petições, etc.) são configurados para receber ações baseadas no tempo, por exemplo, quando um período predefinido se esgotar poderão ser enviados para alguém, arquivados ou deletados.

Quaisquer empresas, precisam garantir que, diante de uma batalha jurídica, seus documentos eletrônicos, ou impressos, sejam admitidos pelos tribunais, contenham evidências suficientes e que corroborem positivamente para o processo. Duas características do gerenciamento de documentos aumentam sua admissibilidade:

  1. A capacidade de “congelar” documentos, de forma que não possam ser modificados;

  2. Rastreabilidade e auditabilidade de forma que quaisquer mudanças ou ações nos documentos sejam registradas num banco de dados

 

CONCLUSÃO

São muitos os fatores a considerar durante a seleção da consultoria para a implantação do gerenciamento de documentos para sua organização. Atenção particular deve ser dada à formação da equipe técnica, simplicidade no uso do software recomendado, agilidade na implementação, alinhamento com as convenções de numeração e nomenclatura da empresa, repositório de documentos escalável e seguro, sistema de escaneamento eficiente, capacidade de busca e armazenamento.

Cada vez mais empresas estão adotando sistemas de gerenciamento de documentos hospedados on-line. Os benefícios, particularmente para organizações menores, incluem velocidade de implementação e redução dos custos, assim como um nível mais baixo de dependência do fornecedor.

Uma implementação bem sucedida de um sistema de gerenciamento de documentos requer apoio visível dos líderes da empresa. Processos de documentação compreensíveis e pessoal adequadamente treinado e motivado também são fatores relevantes para o sucesso.

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