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Cenas do cotidiano nas empresas
-O volume de documentos na minha organização aumentou de tal forma que tenho dificuldade em encontrar o que preciso.
-Estou realizando um estudo e não consigo identificar se alguém na empresa já produziu um estudo semelhante ou detenha informação que me possa ser útil. Corro o risco de estar duplicando informação.
-Estou melhorando um documento que se encontra numa versão antiga, será que é última?
-Onde é que está esta informação? Deveria estar aqui... Talvez tenha sido mal classificada.
-O documento foi acedido a uma pessoa indevida e houve uma fuga de informação crítica para o negócio.
Estas são situações comuns em empresas que não têm preocupações com a Gestão da Informação e Documental. O volume de informação que as pessoas precisam processar hoje em dia tem aumentado, há mais dificuldades em encontrar a informação necessária a tempo, de garantir que esta é atual e de garantir os níveis de segurança adequados. A Gestão Documental procura minimizar estas situações e valorizar os recursos informacionais da sua empresa.
Em ambientes de Tecnologia da Informação, a Segurança Digital permite adicionar valor legal e conformidade ao fluxo de Documentos. Com soluções de segurança digital, é possível dotar valor legal aos documentos eletrônicos, através da utilização de certificados digitais, e garantir altos níveis de segurança da informação, prevenindo o acesso indevido e fuga de informação.
Os serviços em Gestão Documental destinam-se a organizações que pretendem:
-Melhorar as práticas de Gestão Documental, estando a informação materializada em documentos de formato em papel ou formato digital.
-Fomentar um ambiente colaborativo na produção e consulta de informação.
-Desmaterializar processos administrativos e relações, garantindo o valor legal no ambiente electrônico.
-Melhorar a recuperação (pesquisa e consulta) de informação e garantir os requisitos de segurança no acesso.
Consideramos que o fator crítico de sucesso para a Gestão Documental não é a tecnologia, mas a compreensão da informação e das necessidades da organização. Porque gerir informação não é só implementar uma ferramenta.
Fases do Projeto de Gestão de Informação
Um projeto de Gestão Documental irá proporcionar-lhe o reconhecimento dos recursos informacionais que dispõe e obter mais valor desses recursos, de forma a melhorar a produtividade, eficiência e capacidade de decisão.
Fases de um Projeto de Gestão de Informação:
1.Análise Funcional
Reconhecer a estrutura orgânica, compreender o seu funcionamento e processos de negócio. Desta forma, conseguiremos identificar que informação é produzida e quais as necessidades informacionais da sua organização. Clarificar conceitos e fluxos de informação.
2.Análise do Sistema de Informação Atual
Reconhecer o sistema de informação actual, quais os seus pontos fortes, problemas e oportunidades de melhoria. Todas as organizações têm um sistema de informação, mais ou menos estruturado, mais ou menos informatizado. Esta fase irá permitir-nos compreendê-lo dentro do contexto do negócio.
3.Especificação do Sistema Informação
Delimitar as políticas de Gestão Documental no que toca à criação, armazenamento, organização, recuperaração e avaliação da informação. Definir processos para gestão de informação e modelos normalizados de criação, coleta e fluxo informacional.
4.Customização e Implementação da Solução Arxive Identificar requisitos funcionais e tecnológicos para a implementação do sistema, identificar a melhor solução tecnológica, implementar processos, formar colaboradores e gerir os benefícios esperados.
A JambuTEC disponibiliza serviços de consultoria em Gestão Documental para contribuir para o sucesso do seu negócio.
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